Oreda i offboarding kan bidra till ostrukturerad data
Nima Ashaier har arbetat inom PION-koncernen – med bolag som Poolia, Uniflex och QRIOS – i drygt 17 år. Det senaste året har hans uppdrag till stor del handlat om att harmonisera bolagets tekniska infrastruktur. Han har också ett stort personligt intresse av det mesta som rör AI och pilotar just nu flera projekt kopplat till automatiseringar av stora mängder data.
I genomlysningen av den existerande digitala infrastrukturen hamnade just offboardingen på tapeten:
"Vi har i snitt 3 600 konsulter ute på uppdrag som börjar och slutar så vi måste ha ordning och reda bland konton och inlogg. Dels eftersom det är kostsamt att med jämna mellanrum behöva ”städa” i den digitala infrastrukturen om det inte finns rutiner som alla förhåller sig till, men självklart också på grund av säkerhetsrisken. Målet är att datan alltid ska vara uppdaterad så att det går snabbt att testa och lansera nya IT-initiativ inom PION, och öka fokus på IT-säkerhet."
Interna rutiner måste komplettera outsourcat IT-stöd
Som så många bolag, har även PION outsourcat sina IT-tjänster. Ofta är det också här som mycket kan gå fel i offboardingen, menar Nima Ashaier. Eftersom det vanligaste är att arbetsgivare köper standardiserade lösningar från IT-leverantörerna, är det lätt att utgå från att allt sker per automatik. Som inköpare lutar man sig tillbaka i tron om att allt löper på väl.
"Jag har sett många exempel på att man kravställer leverantören för dåligt eller att man abdikerar från ansvar och lägger allt i deras händer. Det behöver finnas en balanserad ansvarsfördelning mellan kund och IT-leverantör där tydliga interna rutiner ständigt kompletterar leverantörens standardiserade erbjudande. Då blir det sällan eftersläpning i problemidentifieringen."
Rent konkret lyfter Nima Ashaier uppföljning och bevakning vid en offboarding som rutiner som bör finnas internt. I en digital offboardingprocess, likt Whippys, går det att automatisera påminnelser om borttagande av accesser och rättigheter till IT och HR när en person slutar.
"Finns det interna rutiner för hur vi i en offboarding följer upp att exempelvis konton är inaktiverade och att dator och mobil är insamlat så kommer vi inte att landa i upptäckten att vi har 400 inaktiverade licenser vid en revision. Då är vi ständigt i fas", säger han och avslutar:
"Jag brukar göra liknelsen mellan digital infrastruktur och asfalt. Inte ens den snabbaste sportbilen kommer kunna leverera om underlagt är gropigt."
