Var femte kandidat dyker inte upp första dagen efter att de har accepterat ett jobberbjudande. Varför? I vissa fall på grund av bättre erbjudanden - i andra fall på grund av avsaknad av kommunikation från den nya arbetsgivaren. Med hjälp av en bra preboarding kan fler organisationer förbättra statistiken och undvika att spendera tid, energi och pengar i onödan.
| Preboarding | Onboarding | |
| När | Preboarding är tiden mellan en ny medarbetare har tackat ja till en tjänst och innan hens första arbetsdag. | Startar första dagen på jobbet. |
| Mål | 1. Att hålla nyanställda engagerade och entusiastiska inför jobbstart. 2. Förmedla nödvändig information för en stressfri första dag (praktisk information, agenda, etc.) 3. Stötta chefer i förberedelser inför starten. 4. Få hjälp med nödvändiga dokument och övriga förberedelser inför jobbstart. | 1. Få nya medarbetare att komma igång så snabbt som möjligt med sina arbetsuppgifter. 2. Välkomna till organisationen och forma de viktiga första intrycken. |
| Fokus | Dels vara tillgänglig för nyanställda och besvara deras frågor och potentiella oro, dels ett kritiskt fönster att ta hand om allt det praktiska (IT-accesser, passerkort, etc.) så allt är förberett inför första dagen. | Hjälpa den anställde att bli självständig och effektiv i sin nya roll. |
| Längd | Varierar beroende på när de skrivit på anställningsavtalet och den faktiska startdagen. Preboarding kan pågå från en dag upp till flera månader eller till och med längre. | Det tar i snitt 12 månader innan en medarbetare är bekväm i sin roll. Denna period inkluderar både onboarding och postboarding, alltså uppföljningsperioden efter att en medarbetare blivit en del av företaget. |
Föreställ dig att du accepterat ett jobberbjudande och skrivit på anställningsavtalet, men möts sedan av radiotystnad från arbetsgivaren i flera veckor. Bristen på kommunikation får nyanställda att känna sig bortglömda och kan leda till att de börjar ifrågasätta sitt beslut att arbeta för er. Nedan är vad Whippy anser är de tre viktigaste anledningarna till varför en organisation bör skapa en onboardingprocess.
Det finns mycket information som behöver förmedlas när en person har skrivit på sitt kontrakt. Preboarding-perioden är ett perfekt tillfälle att göra detta så det inte tar tid av viktigare moment under onboardingen. Exempel på information kan vara att dela instruktioner för att anmäla lönekonto, en introduktion till personalpolicy eller organisationens värderingar.
Ett tips är att sända ut länkar till dokument som hostas lokalt hos er, istället för PDF-format, eftersom det förenklar när ni ska uppdatera informationen.
Skicka ut alla dokument som den nyanställda behöver läsa och skriva under innan de officiellt börjar som anställda under preboardingprocessen. Säkerställ att chef eller administrativt stöd ansöker om inlogg till relevanta system så att allt finns på plats första dagen. Vissa system tillåter att stödfunktioner som IT får en notis om systemtillgång vilket i högre grad automatiserar flödet och minskar administrationen för chefen.
Preboarding ger medarbetarna en chans att bekanta sig med sina framtida kollegor och få insikt i teamets dynamik och strukturer. Denna tidiga interaktion hjälper till att bygga relationer, minska oro och ger en tydligare bild av den kommande arbetsmiljön. Om det känns bekvämt kan man som chef uppmana teamet att connecta med den nyanställda på LinkedIn och hälsa välkommen inför startdagen.
Ghosting innebär att en kandidat eller arbetsgivare plötsligt upphör att kommunicera utan någon förklaring. I kandidatens fall kan det ske så sent att de inte dyker upp på sin första arbetsdag efter kontraktskrivning. Enligt en annan rapport från Indeed, “When Candidates and Recruiters Vanish: Indeed’s Ghosting in Hiring Report”, så uppgav 78 procent av kandidaterna att de ghostat 1-4 arbetsgivare under 2023, och 48 procent säger att de kommer att göra det igen.
Det finns många anledningar till varför en kandidat väljer att ghosta dig, enligt en studie från Visier var de vanligaste:
Lönen var för låg (29%)
De fick ett mer attraktiv jobberbjudande (28%)
Beskrivningen av arbetstiteln var inte korrekt (27%)
Dåligt rykte/recensioner online (26%)
Gillade inte arbetskulturen (22%)
I sin rapport presenterar Indeed även sex strategier för hur du kan förhindra ghosting, där vi ser ett tydligt överlapp mellan strategierna och vad syftet med preboarding är:
Visa kandidater att du står på deras sida – Skapa en transparent och tydlig kommunikation genom hela anställningsprocessen för att bygga förtroende och hålla kandidater engagerade.
Prata med kandidater, inte till dem – Fokusera på dialog som lyfter fram både deras och företagets behov, med vikt på karriärutveckling och trivsel på arbetsplatsen.
Prioritera välmående på jobbet – Bygg en arbetskultur som främjar medarbetarnas trivsel och utveckling, vilket attraherar och behåller toppkandidater.
Ta kontroll över ditt arbetsgivarvarumärke – Bygg ett starkt varumärke genom att aktivt hantera och kommunicera företagets kultur och kandidatupplevelse.
Använd data för att förebygga ghosting – Samla feedback från både nya och erfarna medarbetare för att förstå varför de väljer företaget, och använd denna information för att locka fler kandidater.
Bryt ghosting-cykeln – Följ upp med alla kandidater, även de som inte valts, och ge konstruktiv feedback för att förbättra deras framtida chanser.
Preboarding är ett unikt tillfälle som många arbetsgivare missar. Under den här tiden är den nyanställda extra motiverad att lära sig och ta till sig ny information, men utan en strukturerad process kan detta tillfälle gå förlorat. Genom att nyttja preboardingperioden kan organisationen förbereda medarbetaren för sin nya roll på bästa sätt.
Under tiden mellan kontraktsskrivning och första arbetsdagen är nyanställda ofta ivriga att lära sig och få insikt i sin nya arbetsplats. Genom en tydligt strukturerad preboarding kan du möta deras vilja att lära genom att erbjuda material och information som förbereder dem för arbetsuppgifterna och den nya miljön.
Att byta jobb är alltid förenat med en viss osäkerhet. Preboarding hjälper till att minska den oron genom att ge den nyanställda tydlig information om vad de kan förvänta sig, både vad gäller arbetsuppgifter och företagskultur.
Ett genomtänkt preboardingprogram kan vara det som gör att din organisation sticker ut från konkurrenterna. Det visar att du som arbetsgivare bryr dig om dina anställda och är villig att investera i deras framgång från allra första stund. Detta kan även stärka företagets varumärke som en attraktiv arbetsgivare.
Genom att ge chefer verktyg och insikt i preboardingprocessen får de en ärlig chans att lyckas i sitt ledarskap från dag ett. De får möjlighet att bygga relationer med den nyanställda redan innan arbetet formellt börjar, vilket skapar bättre förutsättningar för ett framgångsrikt samarbete.
Preboarding är ett viktigt första steg i att bygga en stark och långvarig relation mellan arbetsgivare och anställd. Genom att engagera den nyanställda tidigt visar företaget att det är engagerat i deras framgång, vilket leder till ökad lojalitet och minskad personalomsättning.