Nio av tio nyanställda på Skol- och fritidsförvaltningen i Helsingborgs stad har fått ett fint intryck av sin nya arbetsplats. Men spelar en bra introduktion egentligen någon roll?

Det korta svaret är ja; en strukturerad onboarding ger högre engagemang och minskar risken för avhopp tidigt i anställningen. Men en strukturerad start handlar ofta om något helt annat än blommor och välkomst-kit. Forskning visar att ledarskapet är bland det viktigaste för att nyanställda ska trivas och stanna.  

Ledarskapet stöttas genom hybrid process

Skol- och fritidsförvaltningen tog för snart två år sedan hjälp av Whippy för att utveckla sin onboarding. Processen till nyanställda och dess närmaste chef löper nu parallellt från kontraktsskrivning och hela första året.

I chefsprocessen utbildas och stöttas chefen i hur de kan erbjuda en bra start genom att få förslag på exempelvis mötesagendor samtidigt som de avlastas genom automatiserade checklistor. Men även om processen är digitaliserad finns det stort utrymme för att personifiera och utföra momenten på det sätt som passar ens egen ledarstil.

-       Chefen får stöd i vilka moment som ska ingå i en introduktion hos oss och när i tiden de ska genomföras. I slutänden är det rektorn som ska utföra de olika momenten och det mellanmänskliga kan inte tekniken ersätta, menar Tony Mufic, Utbildningsdirektör i staden.

Preboardingen: ett ofta outnyttjat fönster

Whippys tekniska plattform tillåter att arbetsgivare kommunicerar till den nyanställde och rekryterande chef så fort anställningskontrakt är skrivet och innan anställningen inletts. På startdagen växlas distributionen automatiskt över till jobbmejlen. Tiden mellan kontrakt och start är en viktig tid då medarbetaren ofta har högt engagemang och skapar förväntningar på sin nya roll, samtidigt som chefen – med rätt stöd – i lugn och ro kan förbereda arbetsplats, IT-behörigheter, informera teamet och planera ett introduktionsschema.  

För Skol- och Fritidsförvaltningen innehåller denna tid – som ofta benämns som ”preboarding” – automatiserade utskick till den nyanställda som introduceras till kultur och förvaltning, information om löneregistrering och uppmanar till att reflektera kring sina förväntningar på rollen som diskuteras vid ett uppstartsmöte.  

Chefen får i sin tur automatiserade checklistor för att säkerställa att allt finns på plats – från IT-utrustning och passerkort till agendor med mötesförberedelser som berör och skapar samsyn kring den viktiga förväntansbilden*.  

-       Preboardingen gör att vi kan knyta an till medarbetaren i ett tidigt skede vilket gör att vi skapar en relation redan innan hen börjat hos oss, fortsätter Tony Mufic.

En gemensam process för alla chefer i förvaltningen

Skol- och fritidsförvaltning har närmare 4 500 anställda med cirka 500 rekryteringar årligen. Att erbjuda alla chefer samma förutsättningar att i sin tur erbjuda en fin start var en viktig målbild när introduktionsprojektet inleddes 2021.  

Enligt Tony Mufic är den nya introduktionsprocessen ett sätt att standardisera ett professionellt välkomnande av nya medarbetare.  

-       Vi är en stor organisation där en gemensam process hjälper oss att sända samma signaler. Kvalitetssäkringen av introduktionen är viktig för att stadens nya medarbetare ska komma in i jobbet, men också för att bygga en god relation till sin nya arbetsgivare. Nu får medarbetare och chefer den information och det stöd de behöver för att landa in på ett bra sätt tillsammans i organisationen.

*Förväntansbilden handlar om huruvida chef och medarbetare har samma syn på vad rollen innebär och vilka arbetsuppgifter som ska utföras. Medarbetare som upplever att förväntningarna inte motsvarar verkligheten på plats löper större risk att lämna sin anställning under det första året.